ALLERT AUTOMATICO VIA MAIL

Il sistema di allerta via mail è pensato per informarti in modo completamente automatico e puntuale, senza che tu debba aprire la web app.

La mail alla quale riceverai gli allert e’ quella con la quale hai accesso al sistema.

Ecco come funziona, descritto a livello utente:

1. Verifica periodica
   Ogni giorno, ad orario stabilito, il sistema controlla tutti i corsi registrati per ciascun dipendente e calcola la loro data di scadenza in base alla data di esecuzione e alla durata in mesi che hai impostato.
2. Selezione degli avvisi
   • Se un corso è già scaduto, viene inserito nella sezione “corsi scaduti”.
   • Se un corso sta per scadere entro il numero di giorni di preavviso che hai scelto (ad esempio 90 giorni), viene inserito nella sezione “corsi in scadenza”.
   • I corsi ancora validi oltre il periodo di preavviso non vengono segnalati via mail.
3. Composizione del report
   Il sistema prepara un breve riepilogo in cui, per ciascuna delle due categorie (scaduti/in scadenza), elenca:
   • Nome del dipendente
   • Titolo del corso
   • Data in cui è stato effettuato
   • Durata (mesi)
   • Giorni trascorsi dalla scadenza o giorni mancanti alla scadenza
4. Invio dell’email
   Se almeno un corso rientra in una delle due categorie, riceverai automaticamente una mail con:
   • Oggetto chiaro (“Avviso corsi scaduti e in scadenza – [data]”)
   • Corpo suddiviso in due tabelle: una per i corsi scaduti e una per quelli in scadenza
5. Nessuna email se non serve
   Se al momento della verifica non ci sono corsi scaduti né in scadenza, non ti arriva nessuna mail: il sistema rimane “silenzioso” finché non c’è un’informazione utile da comunicare.

Utilizzo Web App

Schermata Principale

Una volta autenticato, troverai:

1. Barra dei Comandi
   • • Esci e Salva: conferma per salvare tutte le modifiche effettuate e tornare alla pagina di login.
     • Gestisci Elenco Corsi: apre la finestra in cui puoi aggiungere, rinominare o rimuovere i tipi di corso disponibili.
     • Impostazioni: consente di definire dopo quanti giorni un corso deve essere considerato in scadenza e di inviare allert alla mail con la quale avete fatto il Login con un riepilogo dei corsi scaduti e in scadenza (LA Routine che esegue la verifica ed eventualmente vi manda l’avviso tramite mail avviene a cadenza settimanale il Lunedi Mattina). Arriva un avviso di scadenza SOLO SE CI SONO CORSI SCADUTI O IN SCADENZA. E’ possibile sospendere eventuali email di promemoria tramite apposito Flag.
       ESEMPIO MAIL CON RIEPILOGO CORSI IN SCADENZA O SCADUTI:
       

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   • Riepilogo & Stampa: apre la finestra con la lista filtrabile dei corsi, con possibilità di stampare solo la tabella di riepilogo.
   • Statistiche KPI: visualizza indicatori chiave con layout a card per monitorare rapidamente lo stato dei corsi.
   • Info: mostra note e documentazione integrata.
2. Elenco dei Corsi
   Raggruppato per azienda identificata da un badge colorato. Per ogni record trovi:
   • Nome del dipendente
   • Ruolo
   • Corso svolto
   • Stato (Valido, In Scadenza, Scaduto, Non più in azienda, Credito Permanente)
   • Data di svolgimento
   • Validità in mesi
   • Data di scadenza calcolata
   • Giorni rimanenti
   • Azioni disponibili:
     • Modifica: apre la finestra per aggiornare i dati del corso.
     • Flag “Dimesso”: se selezionato, marca il record come non più attivo e lo esclude dagli avvisi.
     • Elimina: rimuove definitivamente il corso dalla lista.
3. Aggiungi Nuovo Corso
   Clicca sul pulsante dedicato per aprire una finestra in cui indicare:
   • Azienda (selezione da elenco o inserimento manuale)
   • Nome del dipendente
   • Ruolo
   • Tipo di corso (elenco predefinito)
   • Corso permanente (senza scadenza)
   • Data di svolgimento e validità in mesi (se non permanente)

   Conferma per aggiungere il nuovo record alla lista.

Gestione Corsi di Base

• Visualizzare tutti i corsi disponibili con la loro validità.
• Aggiungere nuovi titoli di corso o modificare quelli esistenti.
• Impostare alcuni corsi come “permanenti” (infinite validità) tramite un semplice flag.
• Rimuovere i corsi non più rilevanti dalla lista.

Impostazioni Generali

• Definire il periodo di preavviso: il numero di giorni prima della scadenza entro cui ricevere un promemoria.
• Sospendere le email: bloccare temporaneamente tutti gli invii di promemoria via mail senza perdere i dati.

Statistiche KPI

• Totale Corsi: numero complessivo dei corsi registrati.
• Validi: corsi con validità superiore al periodo di preavviso.
• In Scadenza: corsi che termineranno entro il periodo di preavviso.
• Scaduti: corsi già scaduti.

Riepilogo e Stampa

1. Apertura della finestra di riepilogo: clicca su “Riepilogo & Stampa”.
2. Filtri: scegli l’azienda e lo stato dei corsi da visualizzare; compariranno come testo descrittivo (non menu a tendina).
3. Anteprima di Stampa: avvia la stampa della sola tabella (con tutti i bordi delle celle in nero), includendo intestazione con data di aggiornamento e indicazioni di azienda e stato. La finestra di stampa mostrerà soltanto la tabella, senza ulteriori pulsanti o chiusure.

Salvataggio e Uscita

Prima di uscire, assicurati di confermare la finestra “Esci e Salva” per rendere permanenti tutte le modifiche apportate. In questo modo, i dati saranno archiviati in modo sicuro sul server.